Digitalizujemy zbiory muzealne, prezentujemy niezliczoną liczbę obiektów w internecie, a okazuje się, że najbardziej podstawowe elementy pracy nad kolekcjami są często nieznane lub, w ferworze prac, zapomniane.
Zaślepia nas technologia
Wydaje się, że wystarczy wstawić do muzeum skaner 3D o najlepszych aktualnie parametrach, zrobić dla instytucji wymiatającą graficznie stronę www, prowadzić na Twitterze najbardziej aktywny z wszystkich profil muzealny i do każdej wystawy robić aplikację mobilną. Nie. To też ważne działania, ale przecież to tylko narzędzia stosowane do upowszechniania wiedzy o zgromadzonych obiektach. Tę wiedzę można jednak propagować tylko wtedy, gdy kolekcja jest dobrze zorganizowana.
Niedawno odbyłam ciekawą rozmowę z właścicielką kolekcji dzieł sztuki współczesnej. Wprawdzie jej kolekcja jest niewielka, ale za to pod względem doboru obiektów, ich wartości zarówno artystycznej, jak i finansowej wywiera wielkie wrażenie. Analizując dane opisujące zbiory, zgromadzone w arkuszu kalkulacyjnym, wyraziłam dwie wątpliwości już po kilku sekundach.
Dlaczego prowadzicie inwentarz kolekcji w arkuszu kalkulacyjnym? – spytałam najpierw
Odpowiedź, która padła, zdziwiła mnie trochę. Właścicielka stwierdziła mianowicie, że trudno znaleźć narzędzie spełniające wymagania stawiane przez sztukę współczesną. Skupia się więc na kilku istotnych dla niej elementach opisu, a arkusz kalkulacyjny pozwala jej na sortowanie i filtrowanie danych. Kolekcja zresztą przyrasta o około 20–30 dzieł rocznie, trudno więc mówić – jak dowodziła kolekcjonerka – o problemach związanych z aktualizacją arkusza.
Drążyłam temat, bo ta argumentacja do mnie nie docierała. Moje najgorsze przypuszczenia się potwierdziły, gdy usłyszałam, że wprowadzenie nowych danych do arkusza wiąże się z zapisaniem tego arkusza pod nową datą i przesunięciem poprzedniego do folderu „archiwum”. Nie chodzi o nowe obiekty w kolekcji, lecz na przykład ustalenie prawidłowej daty powstania obiektu – w starym arkuszu zostaje data poprzednio ustalona – już historyczna, w nowym zaś zapisuje się nowo ustaloną datę powstania.
Złapałam się za głowę. Nie wiedziałam, jak to skomentować, porzuciłam więc temat. Miałam w planach analizę tych danych i wiedziałam, że czeka mnie przedarcie się przez setki arkuszy kalkulacyjnych, nie raz datowanych „20140328bis”, bo tego dnia nastąpiła dwukrotna modyfikacja. Nie wspominając o opisach tekstowych, które skrupulatnie gromadzono w edytorze tekstu. Nie byłam w stanie nic więcej zrobić, niż tylko zadać drugie pytanie:
Jak wyglądają wasze numery inwentarzowe?
Nie mamy numerów inwentarzowych, z uśmiechem odparła kolekcjonerka. Jak więc identyfikujecie obiekty? – spytałam, z nadzieją, że jest jednak jakiś system. Okazało się, że się nie myliłam. System istnieje. Numer rzędu w arkuszu kalkulacyjnym to numer obiektu. Właścicielka sprawuje jednak pieczę nad czterema kolekcjami i trudno rozstrzygnąć, do której z nich należy obiekt o numerze 1, jeśli nie porówna się pozostałych cech.
Zaczęłam wiosenne sprzątanie
Dziesięć minut wystarczyło, by w tej niewielkiej kolekcji wprowadzić nowy porządek numerów inwentarzowych. Każda z czterech kolekcji, którymi, jak wspomniałam, opiekuje się moja rozmówczyni, otrzymała symbol ją identyfikujący. Na przykład kolekcję oryginalnych, artystycznych mebli oznaczono symbolem „Des”, bo według jej opiekunki nie ma innego „designerskiego” zasobu i będzie to wystarczająco rozpoznawalne. Każda z wyodrębnionych kolekcji otrzymała więc symboliczny skrót, po którym następował znak dywizu („-”) oraz właściwy numer porządkowy. Przy czym w ramach kolekcji numerację prowadzono od pierwszej do ostatniej pozycji.
Ucieszyłam się, gdy kilka dni później otrzymałam dane poprawione i przygotowane do analizy, którą mam przeprowadzić. Ucieszyłam się, widząc arkusz kalkulacyjny z datą w nazwie („20140328”); poszczególne arkusze opatrzono skrótami nazw kolekcji.
Gdzie tu zarządzanie zbiorami?
Efektywne zarządzanie zbiorami, w tym także wykorzystywanie kolekcji do celów na przykład marketingowych (strona www, media społecznościowe, aplikacje mobilne) wymaga odpowiedniego porządku w zasobie. Numery inwentarzowe i odpowiednio prowadzony katalog zbiorów są podstawą. Jeśli fundamenty są odpowiednio wytrzymałe i właściwie skonstruowane, sięgniemy nieba.
Nawet w arkuszu kalkulacyjnym warto prawidłowo prowadzić numerację inwentarza tak, by każdy obiekt można było bez wątpliwości odróżnić i zidentyfikować. Co więcej, by narzędzia służące do promocji instytucji potrafiły te obiekty odróżnić i zidentyfikować. Dlatego wygodniej posługiwać się odpowiednimi programami do zarządzania kolekcjami (wiele z nich potrafi na przykład automatycznie nadawać numery inwentarzowe). Nie każda instytucja musi taki system mieć, nie każdą instytucję na taki system stać, wreszcie, nie każda instytucja ma ludzi, którzy będą mozolnie wprowadzać dane z papierowych katalogów i inwentarzy lub migrować dane z arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstu itp.
Nie od razu inwentarz zbudowano
Tak to niestety wygląda. Arkusz kalkulacyjny nie rozwiązuje wszystkich problemów, a wiele kłopotów potrafi wygenerować. O ile można zrozumieć historyczne zaszłości w numerach inwentarzowych w instytucjach istniejących od dawna, o tyle nie potrafię domyślić się, skąd bałagan w tej podstawowej wartości opisującej muzealia w nowo powoływanych muzeach, funkcjonujących zaledwie kilka lat. Wyobrażam sobie, że wynika właśnie z dowolności wprowadzania pewnych typów danych w arkuszu kalkulacyjnym.
Właścicielka i opiekunka kolekcji dostrzegła problem i postanowiła się z nim rozprawić skutecznie, raz na zawsze: zakupiła do prowadzenia ewidencji obiektów program do katalogowania zbiorów, który zastąpi arkusze kalkulacyjne. Jednak tylko człowiek jest w stanie dla każdej kolekcji przygotować sensowny i zgodny z ustawodawstwem system numeracji obiektów w inwentarzu, do czego gorąco zachęcam, obojętne, czy pracujecie w arkuszu kalkulacyjnym, czy jedynym w swoim rodzaju, najlepszym komputerowym katalogu obiektów muzealnych.
Nie udało mi się, niestety, przy okazji ostatniej wizyty w Paryżu, wstąpić do niedawno opisanego muzeum na lotnisku. Pech sprawił, że leciałam LOT-em, który operuje w Terminalu 1 paryskiego lotniska CDG, a muzeum jest w Terminalu 2 (czyli mniej więcej 15 minut jakimkolwiek środkiem lokomocji dalej).
Tym razem w Paryżu natomiast rozpoczęłam wstępne rozmowy o nowych projektach w dziedzinie informatyki dla kultury i sztuki, a przede wszystkim przeżyłam trzy dni na wielkich targach sprzętu i usług muzealnych SimeSitem, które co roku, w ostatnich dniach stycznia, odbywają się w podziemiach Luwru, a dokładnie w centrum handlowo-konferencyjnym Carrousel du Louvre. Tym razem targi trwały od 29 do 31 stycznia.
Targi muzealne
To największe tego typu targi w Europie. Odbywające się naprzemiennie w Lipsku i Kolonii Mutec i Exponatec gromadzą o wiele mniej wystawców. Ściągają też nieporównywalnie mniejszą liczbę zwiedzających. Odbywają się w listopadzie; wśród wystawców obecnych w Paryżu krążyła plotka, że na ostatnim Muteku rozstawiono dwadzieścia stoisk, pośród których smutni zwiedzający plątali się, nie zamieniając z nikim słowa. Kłopot w tym, że w Polsce jedyne targi muzealne odbywają się w Kielcach, niejako przy okazji salonu wyposażenia kościołów*. Jeśli ktokolwiek z Polski pojedzie na targi muzealne, to właśnie do Lipska. Tam zaś spotka go rozczarowanie.
Nie da się tego powiedzieć o SimeSitem. Przede wszystkim samo miejsce robi wrażenie – trzeci rok z rzędu mówię, że „idę do pracy do Luwru”. Jest to, niewątpliwie, nadużycie, ale jednak wysiadam zawsze na stacji Palais Royale – Musée du Louvre i, wchodząc pod ziemię, mijam oszklone galerie antycznej rzeźby, zbiory samego Luwru. Carrousel du Louvre to natomiast olbrzymie przestrzenie pod ziemią, przeznaczone przede wszystkim do handlu, na konferencje, targi, a nawet do gry w piłkę. Jest tam też spory amfiteatr (należący do École du Louvre). Jeśli wyobrazimy sobie, że pod nimi mieszczą się jeszcze inne hale oraz parkingi, na które zajeżdżają nie tylko samochody osobowe, ale także autokary czy olbrzymie ciężarówki wiozące kolejowe wagony, to rozmach tego przedsięwzięcia, ukończonego w 1993 roku, tym bardziej nas przytłoczy.
Targi SimeSitem mają długą historię. Powstały z połączenia dwóch cyklicznych wydarzeń: Sime, corocznego salonu muzeów, i Sitem, podobnie odbywających się co roku targów usług i sprzętu dla muzeów i, ogólnie, dziedzictwa kulturowego. Sime, czyli Międzynarodowy Salon Muzeów i Wystaw odbywało się w latach 1988–1996, Sitem zaś – Międzynarodowy Salon Technologii Muzealnych – w latach 1991–2006. Odświeżając Sime, połączono te targi z Sitem, wiążąc tym samym świat muzealników i muzeów ze światem firm dostarczających tym instytucjom usług i produktów. Patronem targów są francuskie ministerstwa: Kultury i Turystyki. Targi przeżywają wzloty i upadki; w ubiegłym roku wystawcy prorokowali powolny upadek SimeSitem i wyczerpanie się formuły dość ekskluzywnego salonu wystawienniczego, który działa w niedofinansowanej branży, a wysila się na styl niemalże targów motoryzacyjnych. Mimo to, w tym roku, mam wrażenie, targi przeżyły odrodzenie (bynajmniej nie za sprawą odnowienia formuły). Wystawców było ponad stu. W porównaniu z 2011 i 2012 rokiem nie tylko ta liczba się zmieniła, ale również ich profil stał się bardziej zróżnicowany, pod względem kraju pochodzenia i proponowanych usług czy sprzętów. Co roku na targach staram się zastanowić, jaka branża cieszy się największą popularnością u zwiedzających. Usiłuję też zgadnąć, co będzie się działo za rok.
2011: Mobilna eksplozja
Dwa lata temu zdecydowanie dominowały narzędzia mobilne i aplikacje mobilne dla muzeów. Stosunkowo niedawna (wtedy) premiera iPada (kwiecień 2010) zaczęła rewolucjonizować rynek tego rodzaju usług. Na dodatek niewielu muzealników miało już do czynienia z tabletem; było to coś nowego, coś z czym chcieli się zapoznać. Prezentacje nie polegały na pokazywaniu aplikacji czy to na smartfony, czy na tablety**, lecz na demonstrowaniu samego sprzętu. Kto miał iPada, dysponował magią i władzą. Ludzie dotykali i sykali z wrażenia. Wokół stoisk oferujących rozwiązania mobilne kłębił się tłum taki, jak pod Apple Store’em (który, na marginesie, także mieści się w Carrousel du Louvre). Efekt amazing przykrył wszystko inne, co można było obejrzeć na targach.
2012: Skanowanie muzealiów
Spodziewałam się, że także w 2012 roku to aplikacje mobilne i wykorzystanie „smartnarzędzi” w muzeach (zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne***). W międzyczasie jednak rewolucja iPada przeszła w fazę ewolucji. W 2012 roku na każdym stoisku były tablety (głównie na Androidzie, co mnie trochę zaskoczyło – we Francji słynącej z miłości do Apple), które na nikim nie robiły wrażenia. Ot, narzędzie służące do prezentacji jak każde inne. Hitem tego salonu były skanery. I te 2D, i te 3D. Chyba każdy wystawca zeskanował sobie głowę na jednym ze stoisk, chyba każdy zwiedzający mdlał z wrażenia prędkości skanowania książek. Skanery skłaniały do wyobrażania sobie, że gwoździem następnych targów będą galerie online (proste myślenie: najpierw digitalizujemy, potem prezentujemy w internecie), muzea wirtualne itd.
Wyjeżdżałam z Paryża, zastanawiając się nad tym. I tym razem nie udało mi się trafić.
2013: Zarządzanie kolekcjami
Tegoroczne targi, do których jeszcze nie mam dystansu, a ciągle bolą mnie po nich nogi (trzy dni stania na stoisku to, uwierzcie, duży wysiłek) przyniosły – przynajmniej dla mnie – dużą niespodziankę. Niekwestionowanym królem targów okazały się systemy do zarządzania kolekcjami, czyli branża, w której działam. I to wbrew tegorocznemu tematowi:
czyli „Waloryzacja potencjału dzięki marketingowi, fundraisingowi i komercjalizacji”.
W najśmielszych marzeniach nie podejrzewałam, że nie ten temat stanie się najważniejszy, choć, oceniając z perspektywy czasu, można było to zainteresowanie przewidzieć. Kilka elementów powinno było mnie doprowadzić do tego wniosku, tymczasem byłam przekonana, że rok 2013 będzie rokiem agencji zajmujących się marketingiem muzealnym (ze specjalizacją w marketingu internetowym i naciskiem na media społeczne) lub/i rok firm tworzących scenografię muzealną. Celowałam zatem stosunkowo niedaleko od tematu wybranego przez organizatorów.
Dlaczego zarządzanie kolekcjami?
Post factum potrafię wskazać następujące przesłanki:
Ogólna sytuacja w zakresie komputeryzacji. O ile polskie muzea aktualnie borykają się z wprowadzaniem danych do komputerowych baz (czyli przenoszeniem kart tradycyjnych, drukowanych i wypełnianych ręcznie bądź na maszynie), o tyle wiele muzeów francuskich skomputeryzowało inwentarze nawet we wczesnych latach 80., a masowo odbywało się to w latach 90. Pracują na tych bazach do tej pory, utrzymując przestarzałe komputery tylko po to, by odpalać na nich komputerowe katalogi. Dzisiaj brak wsparcia technologicznego; nierzadko firmy, które je tworzyły, już dawno nie istnieją albo wchłonęły je największe koncerny światowe i niszowe projekty muzealne zaginęły gdzieś w głębinach ich trzewi.
Rozwój narzędzi usprawniających pracę na kolekcjach muzealnych (z uwzględnieniem specyfiki tych baz danych). Nie będę rozwijać szczegółowych zagadnień (mam nadzieję, że znajdę czas na ich omówienie jedna po drugiej), ale mam na myśli tak różne zjawiska, jak: 1. przesunięcie nacisku z pracy na aplikacjach desktopowych na aplikacje webowe i przechowywanie danych w chmurze, 2. możliwość wprowadzania danych różnymi kanałami i synchronizację bazy (np. aplikacja desktopowa + aplikacje webowe + aplikacje mobilne), 3. coraz częstsze stosowanie w bazach muzealnych ontologii informatycznych oraz sieci semantycznych, 4. konieczność komunikowania się baz danych nie tylko między sobą (współpraca między muzeami), ale także z innymi serwisami (publikacja w internecie, Europeana itd.). Patrząc tylko na tych kilka problemów, z którymi muszę się mierzyć w codziennej pracy zarówno dla instytucji polskich, jak i francuskich, wydaje mi się, że mogłam się była domyślić.
Jednak trzecią przesłanką, która powinna była mnie upewnić, że stoisko przeżyje oblężenie spragnionych nowych systemów do zarządzania kolekcjami muzealników (podobnie jak i stoiska konkurencji) były warsztaty i wykłady zorganizowane w ramach targów. Na 26 wydarzeń tego typu, cztery odnosiły się do zarządzania kolekcją i wykorzystywania baz komputerowych. To 15%, czyli znaczący odsetek. Przyznać jednak muszę, że zainteresowanie nimi było niewielkie. Szczególnie w porównaniu z mistrzowskimi warsztatami prowadzonymi przez Nancy Proctor, gdy przestrzeń przeznaczona na konferencje pękała w szwach. W sumie szkoda, muszę przyznać, bo z tego, co zdążyłam usłyszeć, cztery prezentacje firmowe poświęcone kolekcjom, były ciekawsze i bardziej innowacyjne niż to, co zaprezentowała pani Proctor w zakresie innowacji, nomen omen. Najwyraźniej idee przez nią propagowane jeszcze nie zakorzeniły się na tyle silnie w muzeach europejskich, by publika muzealna była gotowa przejść do kolejnych tematów.
Tymi kolejnymi tematami jest właśnie zarządzanie kolekcjami, wykorzystanie nowych technologii nie tylko do wzmacniania roli muzeów na zewnątrz, lecz przede wszystkim do tego, co stanowi jądro pracy muzealnej: opracowywanie obiektów, precyzyjny opis, zarządzanie ruchem muzealiów, słowem – tworzenie bazy wiedzy o elastycznym modelu danych, odwdzięczającej się pracującym na niej muzealnikom rezultatami wyszukiwania. Dopiero bowiem posługując się tymi narzędziami wewnętrznymi, mając kolekcję w pełni skatalogowaną, możemy przechodzić do tego, co propaguje Nancy Proctor. Niestety, warunki zewnętrzne nie sprzyjają temu, by można było spokojnie skupić się na pracy na samej kolekcji – to już jednak inny temat.
Kończąc
Targi SimeSitem z roku na rok pokazują coraz silniej, że rośnie znaczenie usług i produktów przeznaczonych na zewnątrz (nawet w kontekście zarządzania kolekcjami zawsze pada pytanie: jak można ten system wykorzystać dla tzw. szerokiej publiki, czyli jak ten system integruje się np. z galerią online, z aplikacjami mobilnymi). Liczy się komunikacja ze zwiedzającymi, udostępnianie informacji, otwartość. To widać i w tym, co oferują wystawcy, i w tym, o co pytają zwiedzający.
Wracam więc z Paryża pełna gotowości do pracy, wzbogacona kilkoma cennymi uwagami, którymi podzielili się odbiorcy w czasie prezentacji systemu na naszym stoisku. Obejrzałam dokładnie ofertę konkurencji, upewniając się, że pod względem funkcjonalności systemom, które współtworzę, nie brakuje nic, a wręcz przewyższają firmy działające na rynku światowym w zakresie ergonomii czy modelu danych. Zaczynam myśleć o kolejnym SimeSitem i o tym, co za rok w największym stopniu będzie zaprzątać muzealników i ich komercyjnych partnerów. Stawiam – ponownie – na marketing w mediach społecznych i, ogólnie, komunikację muzeów z odbiorcami ich oferty.
Nie zrobiłam, niestety, zdjęć – jestem marnym fotografem, na dodatek wyposażonym tylko w aparat w zamulonym smartfonie. Zachęcam do przyjazdu za rok na SimeSitem, przyjazne stoisko pełne ludzi mówiących po polsku z pewnością tam będzie!
** To lekka przesada: w 2011 roku, w styczniu, mogliśmy mówić tylko o iPadach; tablety na Androidzie, nie wspominając o innych systemach, dopiero raczkowały).
*** Jako wykorzystanie wewnętrzne rozumiem: 1. używanie przez pracowników np. tabletów do pewnych czynności wewnątrz muzeum, 2. tworzenie stanowisk multimedialnych z wmontowanymi tabletami lub smartfonami, 3. tworzenie aplikacji uzupełniających zwiedzanie wystawy, wykorzystujących QR kody, przetwarzających obiekty na wystawie za pomocą rozszerzonej rzeczywistości itd. 4. tworzenie przewodników na wystawę (audio/multimedialnych) w formie aplikacji, do ściągnięcia przez zwiedzających na ich własne urządzenia lub wypożyczania urządzeń przez instytucję. Wykorzystanie zewnętrzne zaczyna się w punktach 3 i 4, gdy zwiedzający wychodzi z aplikacją muzealną poza gmach i, na przykład w domu, przegląda kolekcję udostępnioną online w postaci galerii czy też zwiedza wirtualne wystawy tematyczne. Innym rodzajem wykorzystania zewnętrznego jest tworzenie aplikacji służących do zwiedzania miasta (np. Londinium, o którym już pisałam), z zastosowaniem geolokalizacji, rozszerzonej rzeczywistości itd.
