Digitalizujemy zbiory muzealne, prezentujemy niezliczoną liczbę obiektów w internecie, a okazuje się, że najbardziej podstawowe elementy pracy nad kolekcjami są często nieznane lub, w ferworze prac, zapomniane.

Zaślepia nas technologia

Wydaje się, że wystarczy wstawić do muzeum skaner 3D o najlepszych aktualnie parametrach, zrobić dla instytucji wymiatającą graficznie stronę www, prowadzić na Twitterze najbardziej aktywny z wszystkich profil muzealny i do każdej wystawy robić aplikację mobilną. Nie. To też ważne działania, ale przecież to tylko narzędzia stosowane do upowszechniania wiedzy o zgromadzonych obiektach. Tę wiedzę można jednak propagować tylko wtedy, gdy kolekcja jest dobrze zorganizowana.

Niedawno odbyłam ciekawą rozmowę z właścicielką kolekcji dzieł sztuki współczesnej. Wprawdzie jej kolekcja jest niewielka, ale za to pod względem doboru obiektów, ich wartości zarówno artystycznej, jak i finansowej wywiera wielkie wrażenie. Analizując dane opisujące zbiory, zgromadzone w arkuszu kalkulacyjnym, wyraziłam dwie wątpliwości już po kilku sekundach.

Dlaczego prowadzicie inwentarz kolekcji w arkuszu kalkulacyjnym? – spytałam najpierw

Odpowiedź, która padła, zdziwiła mnie trochę. Właścicielka stwierdziła mianowicie, że trudno znaleźć narzędzie spełniające wymagania stawiane przez sztukę współczesną. Skupia się więc na kilku istotnych dla niej elementach opisu, a arkusz kalkulacyjny pozwala jej na sortowanie i filtrowanie danych. Kolekcja zresztą przyrasta o około 20–30 dzieł rocznie, trudno więc mówić – jak dowodziła kolekcjonerka – o problemach związanych z aktualizacją arkusza.

Drążyłam temat, bo ta argumentacja do mnie nie docierała. Moje najgorsze przypuszczenia się potwierdziły, gdy usłyszałam, że wprowadzenie nowych danych do arkusza wiąże się z zapisaniem tego arkusza pod nową datą i przesunięciem poprzedniego do folderu „archiwum”. Nie chodzi o nowe obiekty w kolekcji, lecz na przykład ustalenie prawidłowej daty powstania obiektu – w starym arkuszu zostaje data poprzednio ustalona – już historyczna, w nowym zaś zapisuje się nowo ustaloną datę powstania.

Złapałam się za głowę. Nie wiedziałam, jak to skomentować, porzuciłam więc temat. Miałam w planach analizę tych danych i wiedziałam, że czeka mnie przedarcie się przez setki arkuszy kalkulacyjnych, nie raz datowanych „20140328bis”, bo tego dnia nastąpiła dwukrotna modyfikacja. Nie wspominając o opisach tekstowych, które skrupulatnie gromadzono w edytorze tekstu. Nie byłam w stanie nic więcej zrobić, niż tylko zadać drugie pytanie:

Jak wyglądają wasze numery inwentarzowe?

Nie mamy numerów inwentarzowych, z uśmiechem odparła kolekcjonerka. Jak więc identyfikujecie obiekty? – spytałam, z nadzieją, że jest jednak jakiś system. Okazało się, że się nie myliłam. System istnieje. Numer rzędu w arkuszu kalkulacyjnym to numer obiektu. Właścicielka sprawuje jednak pieczę nad czterema kolekcjami i trudno rozstrzygnąć, do której z nich należy obiekt o numerze 1, jeśli nie porówna się pozostałych cech.

Zaczęłam wiosenne sprzątanie

Dziesięć minut wystarczyło, by w tej niewielkiej kolekcji wprowadzić nowy porządek numerów inwentarzowych. Każda z czterech kolekcji, którymi, jak wspomniałam, opiekuje się moja rozmówczyni, otrzymała symbol ją identyfikujący. Na przykład kolekcję oryginalnych, artystycznych mebli oznaczono symbolem „Des”, bo według jej opiekunki nie ma innego „designerskiego” zasobu i będzie to wystarczająco rozpoznawalne. Każda z wyodrębnionych kolekcji otrzymała więc symboliczny skrót, po którym następował znak dywizu („-”) oraz właściwy numer porządkowy. Przy czym w ramach kolekcji numerację prowadzono od pierwszej do ostatniej pozycji.

Ucieszyłam się, gdy kilka dni później otrzymałam dane poprawione i przygotowane do analizy, którą mam przeprowadzić. Ucieszyłam się, widząc arkusz kalkulacyjny z datą w nazwie („20140328”); poszczególne arkusze opatrzono skrótami nazw kolekcji.

Gdzie tu zarządzanie zbiorami?

Efektywne zarządzanie zbiorami, w tym także wykorzystywanie kolekcji do celów na przykład marketingowych (strona www, media społecznościowe, aplikacje mobilne) wymaga odpowiedniego porządku w zasobie. Numery inwentarzowe i odpowiednio prowadzony katalog zbiorów są podstawą. Jeśli fundamenty są odpowiednio wytrzymałe i właściwie skonstruowane, sięgniemy nieba.

Nawet w arkuszu kalkulacyjnym warto prawidłowo prowadzić numerację inwentarza tak, by każdy obiekt można było bez wątpliwości odróżnić i zidentyfikować. Co więcej, by narzędzia służące do promocji instytucji potrafiły te obiekty odróżnić i zidentyfikować. Dlatego wygodniej posługiwać się odpowiednimi programami do zarządzania kolekcjami (wiele z nich potrafi na przykład automatycznie nadawać numery inwentarzowe). Nie każda instytucja musi taki system mieć, nie każdą instytucję na taki system stać, wreszcie, nie każda instytucja ma ludzi, którzy będą mozolnie wprowadzać dane z papierowych katalogów i inwentarzy lub migrować dane z arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstu itp.

Nie od razu inwentarz zbudowano

Tak to niestety wygląda. Arkusz kalkulacyjny nie rozwiązuje wszystkich problemów, a wiele kłopotów potrafi wygenerować. O ile można zrozumieć historyczne zaszłości w numerach inwentarzowych w instytucjach istniejących od dawna, o tyle nie potrafię domyślić się, skąd bałagan w tej podstawowej wartości opisującej muzealia w nowo powoływanych muzeach, funkcjonujących zaledwie kilka lat. Wyobrażam sobie, że wynika właśnie z dowolności wprowadzania pewnych typów danych w arkuszu kalkulacyjnym.

Właścicielka i opiekunka kolekcji dostrzegła problem i postanowiła się z nim rozprawić skutecznie, raz na zawsze: zakupiła do prowadzenia ewidencji obiektów program do katalogowania zbiorów, który zastąpi arkusze kalkulacyjne. Jednak tylko człowiek jest w stanie dla każdej kolekcji przygotować sensowny i zgodny z ustawodawstwem system numeracji obiektów w inwentarzu, do czego gorąco zachęcam, obojętne, czy pracujecie w arkuszu kalkulacyjnym, czy jedynym w swoim rodzaju, najlepszym komputerowym katalogu obiektów muzealnych.